I benefici sono ciò che si vuole ottenere nel futuro dell’organizzazione, gli obiettivi strategici, soluzioni che forniscono valore all’organizzazione sponsor e ai beneficiari previsti, come ad esempio l’aumento del fatturato, la crescita della percezione di qualità che il cliente ha dell’azienda, la crescita reputazionale, il dominio del mercato, l’allineamento ad una normativa internazionale, etc…

Il beneficio di un progetto risponde alla domanda: perchè farlo? Qual’è il vero motivo per cui è necessario usare questo progetto? Cosa ne potremmo ottenere? Ovviamente un progetto non parte perchè un project manager se lo inventa e ne fa partire uno… la volontà di avviare un progetto parte dal top management, perchè ha individuato un beneficio raggiungibile solo tramite il progetto.

L’analisi dei benefici (business analysis) viene utilizzata per identificare le esigenze aziendali e/o le opportunità (benefici) e successivamente per identificare e definire soluzioni adeguate (progetti) per soddisfare tali esigenze. L’identificazione e l’analisi dei benefici dovrebbero iniziare prima che venga preso in considerazione un progetto.

I progetti sono sforzi temporanei intrapresi per creare prodotti, servizi o risultati unici. Approfondiamo la relazione esistente tra prodotti e progetti. Affinché le organizzazioni rimangano competitive, ad esempio, i prodotti spesso si evolvono attraverso l’uso di progetti innovativi. I progetti forniscono soluzioni e risultati attraverso nuovi prodotti, miglioramenti dei prodotti, processi rivisti, sistemi integrati, organizzazioni ristrutturate, ricerche di mercato e selezione di personale qualificato. Rimanere competitivi, tuttavia, non è l’unico motivo per cui i prodotti evolvono: l’uso di progetti innovativi e l’evoluzione stessa potrebbe verificarsi per soddisfare comunque dei benefici, esigenze normative o di conformità, correggere inefficienze, aumentare le entrate, riduzione dei costi o altri motivi.

L’analisi aziendale (business analysis) si concentra sui benefici e/o sui prodotti, mentre la gestione dei progetti si concentra sul come creare o far evolvere i benefici ed il valore per l’organizzazione. Entrambi i punti di vista sono essenziali perché i concetti di beneficio, prodotto e progetto sono fortemente intrecciati, questo è un fatto che non può essere ignorato.

Il business acumen è l’abilità di applicare le conoscenze aziendali e di settore con capacità decisionali per prendere decisioni di valore per l’organizzazione stessa. Il senso degli affari o del business così inteso richiede una comprensione di come l’organizzazione opera nell’ambiente competitivo, di cosa guida la sua redditività e del rapporto tra i suoi prodotti e la strategia. Un project manager che dimostra business acumen comprende il quadro più ampio ed è in grado di utilizzare tale conoscenza per riflettere in modo critico su una situazione per prendere una decisione di valore per la sua organizzazione.

L’analisi aziendale (business analysis) in genere è di responsabilità del top management di un’organizzazione, ma non solo.

Facciamo un esempio: supponiamo che stiamo lavorando in un’organizzazione operante sul mercato degli smartphone che decidesse di progettare, costruire e produrre un telefono a forma di “banana”, perché ritiene che lo si venderà e che permetterà di vincere sulla concorrenza. Viene incaricato il project manager interno all’organizzazione di avviare e portare a termine il progetto. Domandiamoci: se il project manager riuscisse a completare il progetto secondo le aspettative della sua organizzazione, producendo un telefono a forma di banana, cosa accadrebbe poi se non si vendesse?  Il project manager come avrebbe potuto/dovuto comportarsi? Avrebbe dovuto esclusivamente occuparsi della consegna dello smartphone? Avrebbe dovuto segnalare in base al suo senso degli affari che quel tipo di prodotto non aveva possibilità di successo sul mercato?

Pensaci un attimo.

Quello che il project manager avrebbe dovuto fare, utilizzando il business acumen, è “alzare la bandierina” facendo presente le difficoltà di realizzazione del “beneficio” di vendere quel prodotto sul mercato. A questo punto, il top management, raccogliendo la segnalazione, avrebbe avuto più elementi per assumere una decisione. E’ cosi che il project manager dovrebbe agire sempre nel rispetto dei suoi livelli di responsabilità e nella direzione strategica aziendale.

Un beneficio di progetto è definito come il risultato di azioni, comportamenti o soluzioni che forniscono valore all’organizzazione sponsor e ai beneficiari previsti del progetto.

L’analisi dei benefici (business analysis) viene utilizzata per comprendere e dare priorità alle definizioni di beneficio concorrenti di valore da parte dei diversi stakeholder, in modo da scegliere il miglior equilibrio per l’organizzazione stessa.