Quando pianifichi un progetto, che è denso di incertezza, è inevitabile che tu ti imbatta in rischi. Che si tratti di ritardi, problemi di budget o difficoltà tecniche, ogni progetto porta con sé una serie di incertezze. Tuttavia, se lo guardiamo da una prospettiva diversa, ci sono anche rischi che hanno anche una possibilità nascosta. È qui che entra in gioco la gestione delle opportunità: saper identificare quelle occasioni che emergono proprio nei momenti di incertezza.
Cos’è un rischio? E’ un evento che ha una certa probabilità di accadere. Se l’impatto sul progetto fosse negativo lo chiamiamo minaccia, se fosse positivo lo chiamiamo opportunità. Definizione classica che si apprende quando si studia il risk management. Da cui poi si evince che il ruolo del Project Manager è di minimizzare o eliminare le minacce e di massimizzare o favorire le opportunità. Non tutti i rischi sono nemici da combattere; alcuni sono alleati nascosti, pronti a farci fare il salto di qualità.
Entriamo nel merito. Un bravo tecnico, esperto del suo settore da anni, sa perfettamente cosa può andare storto. Questo non basta! Bisogna individuare cos’altro potrebbe accadere e che se succedesse, ci permetterà di finire prima il progetto, di spendere meno denaro e di raggiungere più facilmente la soddisfazione del cliente e degli stakeholder chiave. Questa è la marcia in più di un professionista del project management.
L’opportunità e la fortuna possono sembrare simili, ma in realtà hanno significati e dinamiche diverse. La fortuna è spesso percepita come qualcosa di casuale, fuori dal nostro controllo. L’opportunità, invece, è molto più legata a un approccio attivo e strategico. Anche se alcune opportunità possono sembrare casuali o fortuite, chi sa riconoscerle e agire su di esse ha un ruolo decisivo nel determinarne l’accadimento. In altre parole, l’opportunità richiede un certo sforzo, preparazione e visione, mentre la fortuna può semplicemente accadere senza alcuna pianificazione.
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Nel project management, serve competenza nella gestione dei rischi, sia positivi che negativi. Opportunità è sinonimo di strategia, pianificazione, azione, mentre fortuna è un po’ più legata al caso.
Attenzione: non confondere questo argomento con le opportunità di business! Nulla di più erroneo! Ad esempio, “se lavoriamo bene in questo progetto, il cliente ci darà nuove commesse” … Questo cosa c’entra? Non è un’opportunità, intesa come rischio positivo, oltretutto perché avrà effetto DOPO il progetto, quindi non ci interessa. Dobbiamo cercare un’opportunità ADESSO, all’interno dei confini temporali del progetto.
Mi piace pensare che le opportunità sono ciò che ci motiva a guardare avanti, anche quando le circostanze sembrano difficili. Ha un significato che sfiora il concetto di speranza ma con un atteggiamento attivo, proattivo e costruttivo, non si resta a guardare “sperando” che ci vada bene. In effetti, la speranza è spesso la forza che ci spinge a cercare soluzioni alternative o a innovare, trasformando un problema in una chance di crescita o di successo.
Quindi, quando parliamo di opportunità nel contesto del project management o di qualsiasi altra sfida, possiamo anche parlare di una prospettiva positiva che nasce proprio dal riconoscere che, anche nel cuore di una difficoltà, ci sono possibilità per il cambiamento e il miglioramento, mettendoci l’astuzia e l’ingegno per trovare una via d’uscita e fare in modo che la prendiamo. Non si tratta solo di aspettare che le cose vadano bene, ma di prendere in mano la situazione e fare in modo che le circostanze si trasformino in qualcosa di positivo.
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