In un mondo sempre più dinamico e competitivo, le aziende cercano costantemente modi per aumentare la produttività dei propri team. Tuttavia, una pratica comune che spesso viene adottata, ma che risulta controproducente, è il multitasking. Questo articolo esplora perché il multitasking non è l’approccio migliore per il project management e come le aziende possono invece ottimizzare la gestione dei progetti.

Il Multitasking: Mito e Realtà

Il multitasking è spesso visto come una capacità utile per gestire più compiti contemporaneamente, ma la realtà è diversa. Invece di eseguire più attività in simultanea, il nostro cervello si limita a spostare rapidamente l’attenzione da un compito all’altro. Questo continuo passaggio richiede risorse cognitive significative e può portare a una diminuzione della concentrazione e dell’efficienza, aumentando il rischio di errori.

Da numerosi studi, si evince che: il cervello umano non può assolutamente operare in multitasking.

• il multitasking può ridurre la produttività individuale di oltre due ore al giorno, con un impatto aziendale del 40%.
• La continua interruzione dei compiti può portare a errori più frequenti, poiché il cervello non riesce a mantenere la concentrazione su un unico compito.
• Il multitasking può causare stress cronico e affaticamento mentale, influenzando negativamente la salute dei dipendenti.
• Gestire più compiti contemporaneamente può portare a una cattiva gestione delle priorità, con conseguenze negative per l’organizzazione.

Per evitare questi svantaggi, le aziende possono adottare strategie di gestione dei progetti più focalizzate. Ecco alcune alternative:

• Concentrarsi su un compito per volta può migliorare la qualità del lavoro e ridurre gli errori. Iniziare un’attività e chiuderla, senza lasciare tante iniziative aperte e mai chiuse … in fin dei conti averne avviate tante, ma non averle completate, a che serve?
• Delegare, eliminando i colli di bottiglia, affidando compiti ad altri membri del team, quando possibile.
• Evitare riunioni improvvise o visite in ufficio non pianificate. Ridurre al minimo le distrazioni e le interruzioni nel lavoro dei colleghi.
• Selezionare e utilizzare un software di project management che permetta di “rendere visibile il lavoro invisibile”, ad esempio con l’utilizzo del KANBAN, in modo da evitare il multitasking, lavorare per priorità e favorire un continuo flusso di lavoro verso l’uscita.
• Distribuire, secondo priorità, il lavoro alle persone con le competenze necessarie, permetterà di finire prima, senza errori e il lavoro viaggia veloce verso l’uscita: possiamo fatturare!
• Utilizzare un project manager per stabilire priorità chiare e assegnare compiti specifici ai membri del team può aumentare l’efficienza e la produttività. Possiamo fornirtene quanti ne vuoi, con il nostro servizio PMAaS.
• Utilizzare servizi di consulenza in project management può aiutare le aziende a gestire progetti complessi in modo più efficace, senza ricorrere al multitasking.

Il multitasking, sebbene possa sembrare un modo efficiente per gestire più compiti, si rivela spesso controproducente. Le aziende possono migliorare la gestione dei progetti adottando strategie più focalizzate e utilizzando servizi di consulenza in project management per ottimizzare la produttività e ridurre lo stress. A4PM, come società di consulenza in project management, è qui per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business in modo più efficace e sostenibile.

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