I progetti sono caratterizzati principalmente da alcune parole chiave: temporaneità, unicità ed elaborazione progressiva. Al contrario, le operations sono caratterizzate da: ripetibilità, permanenza, standardizzazione e procedure.
La fine di un progetto si raggiunge quando gli obiettivi sono stati raggiunti o quando appare evidente che sarà impossibile raggiungerli e quindi il progetto deve necessariamente essere chiuso. Inoltre, la temporaneità non significa necessariamente di breve durata: molti progetti si estendono su più anni, ma è importante che sia un valore finito in quanto non ci può essere un impegno senza fine.
L’aggettivo unico, significa che quello che crea è differente, ovvero per qualche aspetto non è mai stato fatto prima allo stesso modo. Il risultato può essere:
Adesso sei pronto a riconoscere progetti temporanei ed unici dovunque! Tornando all’esempio della vacanza, anche se sei stata/o a in una località turistica nel 2022 e nello stesso posto anche nel 2023, saranno state certamente due esperienze diverse.
Per comprendere ancora meglio il concetto di unicità, ripensa ad un progetto in cui hai lavorato e che magari è stato particolarmente difficile, ricordi? Ebbene, supponi che ti venga data la possibilità di tornare indietro nel tempo e che tu possa trovarti nello stesso posto, il primo giorno del progetto, con le stesse persone e le stesse emozioni di quel giorno! Come Project Manager del progetto faresti un figurone, conosci già tutte le soluzioni e potrai prevedere in anticipo tutto quello che può succedere! Wow! Ebbene … avresti il potere di cambiare il futuro, perché condurresti quel progetto in maniera differente da come si è svolto. Infatti, pensaci. Eviteresti le riunioni, le mail scambiate, le telefonate e le discussioni alla macchinetta del caffè…perché conosci già le soluzioni ad ogni dubbio, e questo impatterebbe sul progetto, le performance, le relazioni.
Ecco perché un progetto è unico: non è possibile ripeterlo allo stesso identico modo.
Adesso riflettiamo sulle operations. Se tu potessi tornare indietro per eseguire un’attività operativa, inevitabilmente la rifaresti allo stesso modo… perché quello è il modo in cui la si svolge, è il miglior modo trovato finora. Ecco la differenza tra progetti e operations: queste ultime non sono caratterizzate da unicità.
In sintesi, un progetto è un’attività non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo in un certo periodo di tempo, svolto utilizzando uno sforzo congiunto di un pool di risorse, tale che possa produrre un cambiamento.
Altre famose definizioni sono:
“Un progetto è un’iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità” (Gruppi di processi: Guida pratica – PMI, 2023)
“Un progetto è uno sforzo temporaneo, spesso suddiviso in fasi per raggiungere uno o più obiettivi definiti. L’obiettivo finale di un progetto è quello di contribuire alla realizzazione dei risultati e, quindi, dei benefici per tutti coloro che hanno interessi sul progetto stesso […]” (Norma UNI ISO 21502)
Nell’ultima definizione compare un termine non ancora presentato: la parola “benefici” ha un significato molto ben definito, che illustreremo in un altro articolo.
Concludendo quindi, nelle aziende, come nella vita, le operations si basano su processi, competenze e risorse adeguate; i progetti richiedono, oltre che questi, anche un forte orientamento al risultato e alle scadenze, una spiccata abilità e propensione nel coinvolgimento di sé stessi e degli altri, la capacità di operare in situazioni di ambiguità e rischio.
È ragionevole considerare che i progetti sono fatti anche da operations, che inanellate ed affrontate in maniera unica, nel loro insieme costituiscono un’iniziativa temporanea e unica che è appunto, un progetto.
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